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Das richtige Videokonferenz-Tool aussuchen

Während immer mehr Firmen auf Videokonferenzen zurückgreifen, steigt selbstverständlich auch das Angebot an Softwarelösungen. Die Auswahl an verschiedenen Tools ist groß. Dabei ist es wichtig, auf die Extras zu achten. Bietet das Tool auch Funktionen wie Instant-Messaging oder Bildschirmfreigaben kostenlos? Sehr bekannt ist beispielsweise die Software Skype, die vor allem im privaten Umfeld genutzt wird. Microsoft hat seine Videokonferenzsysteme mit dem VoIP-Dienst Teams erweitert. Teams ist für kleinere Unternehmen kostenlos verfügbar und bietet Gastzugänge, Einzel- sowie Gruppengespräche. Auch Tinychat und Whereby geben die Möglichkeit, kinderleicht eine Videokonferenz zu eröffnen und generieren hierfür einen Link, der an die Teilnehmer verschickt wird.

Alles eine Sache der Vorbereitung

Auch für einen virtuellen Geschäftstermin ist das Erscheinungsbild ein wichtiger Punkt. Es sollte die Kleidung ausgewählt werden, die man auch bei einem persönlichen Treffen bevorzugen würde. Auffälliger Schmuck sollte vermieden werden, da er zu Lichtreflexionen führen kann.

Für eine geschäftliche Videokonferenz eignet sich ein freundlicher, heller Raum. Zudem sollten Nutzer darauf achten, dass keine Mitbewohner durch den Hintergrund laufen oder Unordnung herrscht. Alternativ bieten Konferenz-Tools wie Teams oder Skype eine sogenannte Weichzeichner-Funktion, die den Hintergrund unscharf darstellt.

Audio- und Video-Technik prüfen

Für eine professionelle Videokonferenz braucht es nicht viel mehr als ein Headset sowie eine Webcam. Im Normalfall ist eine gute Kamera bereits im Notebook eingebaut.

Um jedoch Echo-Geräusche und Audiorückkopplungen zu vermeiden, sollte ein Headset benutzt werden. Gute Videoconferencing-Tools geben zudem die Möglichkeit, vor Beginn eines Meetings die Funktionsweise und Qualität von Audiogeräten sowie Kamera zu prüfen.

Tipp: Vor allem bei längeren Gesprächen nimmt die Akkuleistung schnell ab und ehe man sich versieht, muss das Ladekabel während des virtuellen Meetings gesucht werden. Vor dem Start der Videokonferenz das Notebook also besser an den Strom anschließen.

Internetgeschwindigkeit prüfen

Es gilt jedoch noch ein paar weitere technische Vorkehrungen zu treffen, damit der geschäftliche Videocall reibungslos abläuft. Schwierigkeiten bei der Einwahl, Unschärfe des Bildes, Verbindungsprobleme oder unterbrochener Ton – all diese ärgerlichen Fälle können nicht nur nerven, sondern auch die Videokonferenz zum Platzen bringen. Oftmals liegt das Problem an einer instabilen Internetverbindung. Deshalb sollte im Home-Office vorab mit einem Internet-Geschwindigkeitstest geprüft werden, ob die Verbindung für ein virtuelles Meeting ausreicht. Die empfohlene Geschwindigkeit für eine Videoübertragung in hoher Qualität beträgt 1,5 Mbit/s im Down- und Upload.

Schnelles Internet im Home-Office
Doch was nützt eine schnelle Internetleitung, wenn der Router zu weit vom Home-Office entfernt steht? In diesem Fall kommen sogenannte Powerline-Adapter mit WLAN-Funktion ins Spiel. Sie nutzen zur Datenübertragung die vorhandene Stromleitung und bringen schnelles Internet an jede gewünschte Steckdose. Die Vorteile: Wände und Decken bremsen das WLAN nicht mehr aus, jede beliebige Steckdose wird zum WLAN-Zugangspunkt. Zusätzlich bieten die praktischen Powerline-Helfer mindestens einen Netzwerkanschluss. So lassen sich Officegeräte wie beispielsweise Notebook und Drucker auch per LAN-Kabel anschließen. Die Installation ist denkbar einfach und im Handumdrehen erledigt. In einem Powerline-Netzwerk, beispielsweise vom deutschen Marktführer devolo, lassen sich bis zu acht Adapter gleichzeitig betreiben. Das genügt, um ein ganzes Haus vom Keller über das Wohnzimmer bis hin zum Home-Office mit LAN-Anschlüssen und schnellem WLAN zu versorgen. So steht der Videokonferenz nichts mehr im Wege.